Bài tập cá nhân (bài tập giữa kỳ) môn Kiểm soát nội bộ

Bài tập cá nhân môn Kiểm soát nội bộ Bài tập cá nhân môn Kiểm soát nội bộ Bài tập cá nhân môn Kiểm soát nội bộ Bài tập cá nhân môn Kiểm soát nội bộ Bài tập cá nhân môn Kiểm soát nội bộ Bài tập cá nhân môn Kiểm soát nội bộ Bài tập cá nhân môn Kiểm soát nội bộ

BÀI TẬP CÁ NHÂN

Môn học: KIỂM SOÁT NỘI BỘ

2 ISO 9001: 2015 là tiêu chuẩn về yu cầu của QMS, còn ISO 9004: 2015 là tiêu chuẩn về cải tiến quản lý và coi trong lơịích của các bên quan tâm.

Điều 4.2,Tiêuchuẩn

20156 Các muc ̣ tiêu KSNB của tổ chứ c, của các bô ̣ phâṇ trong tổ

chứ c phải nhất quán vớ i chính sách chất lương của tổ chức

Điềukhoản6.2, Tiêu

20157 Hồ sơ thưc ̣ hiêṇ công viêc ̣ là những bằng chứ ng khách quan

để đo hiêụ lưc ̣ của hê ̣thống KSNB trong tổ chứ c

Điềukhoản7.5.3,

20158 Khi hoach điṇ h KSNB phải tuân theo khái n iê ṃ quá trình,

nghiã là thứ tựhoach điṇ h như sau:

Ngườ i cung ứ ng – đầu vào – đầu ra – khách hàng

Sơ đồ ởĐiều0.3.1,

20159 Hiêụ lưc ̣ của hê ̣ thống KSNB trong tổ chứ c đươc ̣ đo bằng

chênh lêch thu chi hàng năm tứ c số dư hàng năm.

Hiệu lựccủa hệ

thốngKSNBđược đobằng cácchỉ số

chấtlượngthực tế

đượcdùng đểđánh giá

các quytrình,dịch vụ

và sảnphẩm

trong tổchức10 Hê ̣ thống KSNB trong tổ chứ c bao gồm các quá trình tìm

kiếm khách hàng, sản xuất và các quá trình quản lý taị các

Điều 4.4,Tiêuchuẩn

201511 ISO 9000 là Bô ̣Tiêu Chuẩn về Quản Lý Chất Lươṇ g và ISO

9001: 2015 là môṭ tiêu chuẩn trong bô ̣ tiêu chuẩn đó Hê ̣thống KSNB v Bô ̣ tiêu chuẩn này hướ ng tớ i chứ c năng củ a

Điều 1.1và0.1, Tiê

u chuẩnISO9001:

201512 Muốn thiết lâp ̣ hê ̣ thống KSNB theo ISO 9001: 2015 cần

soaṇ thảo tài liêụ đáp ứ ng đủ yêu cầu của hê ̣thống quản lýchất lương

Điều 7.5,Tiêuchuẩn

201513 Cũng như tiêu chuẩn ISO 9001: 2015, hê ̣ thống KSNB có thể

áp dung ở bất kỳ đâu không phu ̣ thuôc ̣ vào trình đô ̣ kỹthuât, công nghê,̣ chỉ cần sự cam kết hướ ng tớ i khách hàngcủa lãnh đaọ và tổ chứ c.

Điều 1,Tiêuchuẩn

201514 Môṭ hê ̣ thống KSNB phải bao gồm các quá trình hoaṭ đông

của các phòng, ban và bô ̣ phâṇ trong tổ chứ c Đây chính là

 Điều 4.4,Tiêu

ISO

9001:201515 Các sản phẩm dic ̣ h vu ̣ bao gồm chủ yếu là phần mềm, phần

cứ ng tuy quan trong nhưng chỉ là phương tiêṇ hỗ trơ.̣

Tuykhông đề

cậpnhưngtại 8.2,Tiêuchuẩn

ISO9001:2015 ta

có thểthấyquantrọngnhất làyêu cầu

hàng16 Khi xây dưng chính sách chất lương cần dưạ vào muc ̣ tiêu

chất lương đã đươc ̣ giám đốc phê duyêt.

201517 Trong xây dưṇ g hê ̣ thống KSNB, thì hê ̣ thống tài liêụ là

công cu ̣ taọ ra sự nhất quán hành đông của moị ngườ i trongtổ chứ c khi thưc ̣ hiêṇ môṭ công viêc.

Điều 4.4và 7.5,

Tiêu

201518 Tính tương tác giữa các quá trình trong hê ̣ thống KSNB đươc ̣

thể hiêṇ chỉ ở môṭ điểm chung nhất là đầu ra của quá trìnhnày là đầu vào của những quá trình nào sau đó.

201519 Hiêụ lưc ̣ của hê ̣thống KSNB là tỷ lê ̣% số khách hàng tăng

Điều 9.1.2,Tiêuchuẩn

201520 Quá trình khám chữa bênh trong bênh viêṇ cũng là quá trình

sản xuất, taọ ra giá tri ̣gia tăng cho ngườ i bênh và xã hôi.

Dựa trênkhái quátở Điều 1,

201521 Đánh giá chứ ng nhâṇ của hê ̣ thống quản lý chất lương là

đánh giá của bên thứ hai.

ISO

9001:201522 Chính sách chất lương phải đươc ̣ truyền đaṭ và thấu hiểu

trong tổ chứ c Đây là trách nhiêṃ của các phòng, ban vàcác bô ̣ phâṇ trong tổ chứ c mà hê ̣thống KSNB cần quantâm

23 Theo hê ̣thống KSNB ISO 9001: 2015, sổ tay chất lương chỉ là sự mô tả các quá trình và mối tương tác củ a các quá trìnhtrong tổ chứ c.

 Điều 4.324 Theo hê ̣thống KSNB muc ̣ tiêu chất lương phải đo đươc  Điều

6.2.125 Quy chế (quy điṇ h) của cấp trên là những điều quan troṇ g

nhất về quản lý mà hê ̣thống KSNB cần tuân theo.

26 Muc ̣ đích của KSNB là tìm sự phù hơp̣ so vớ i tài liêụ đãđươc ̣ giám đốc và lãnh đaọ phê duyêṭ và so vớ i yêu cầu củatiêu chuẩn ISO 9001: 2015.

Điều9.1.227 Sự thỏa mãn của ngườ i bênh là chữa tri ̣đúng bênh và những

cảm nhâṇ của ho ̣ thông qua các hoaṭ đông của bênh viên,của từ ng CBCNV trong bênh viêṇ

Điều9.1.228 Tổ chứ c phải đảm bảo kiểm sóat môi trườ ng làm viêc ̣ để

đáp ứ ng các yêu cầu về sản phẩm.

8.5.129 Hê ̣thống quản lý chất lươṇ g theo TCVN ISO 9001: 2015

và hê ̣thống KSNB là giống nhau, chỉ khác nhau về ký hiêụ (mã

các doanh nghiêp ̣ vớ i quy mô vừ a và nhỏ 

Điều 132 Tất cả các thành viên trong tổ chứ c phải thấu hiểu chính

sách chất lương.

5.2.2

33 Ngoài các văn bản mà hê ̣thống KSNB theo ISO 9001: 2015bắt buôc ̣ phải xây dưng, các văn bản khác trong hê ̣ thốngvăn bản chất lươṇ g là do doanh nghiêp ̣ tự quyết điṇ h căncứ vào nhu cầu kiểm soát có hiêụ lưc ̣ các quá trình và hệthống

quản lý chất lương.

34 Chỉ có các nhân viên trưc ̣ tiếp làm viêc ̣ taị các khu vưc ̣ có tiếp xúc vớ i khách hàng mớ i cần quán triêṭ về tinh thần làmhài liṇ g khách hàng.

35 Trướ c khi cam kết cung cấp sản phẩm cho khách hàng chỉ cần xem xét khả năng đáp ứ ng về măṭ công nghê ̣ của tổ

chứ c.

Điều 8.2và 8.336 Kiểm tra và xác nhâṇ thiết kế và phát triển là hoaṭ đôṇ g

nhằm kiểm tra mứ c đô ̣phù hơp̣ của đầu ra thiết kế so vớ i các yêu cầu đầu vào của thiết kế.

37 Hê ̣thống KSNB theo ISO 9001 quy định phải kiểm soát tấtcả tài liêụ nôị bô ̣của tổ chứ c.

 Điều 7.538 Hê ̣ thống KSNB theo ISO 9001 quy định yêu cầu phải lưu laị

các dữ liêụ và kết quả đánh giá nhà cung ứ ng.

Điều8.2.441 Hê ̣ thống KSNB theo ISO 9001 quy điṇ h bắt buôc ̣ phải áp

dung các biêṇ pháp kiểm tra sản phẩm đầu vào.

 Điều 8.442 Các thiết bi ̣đo lườ ng sử dung trong tổ chứ c có ảnh hưở ng

tớ i viêc ̣ ác điṇ h sựphù hơp̣ của chất lương sản phẩm so vớ i

yêu cầu phải đươc ̣ hiêụ chuẩn theo yêu cầu

Điều 7.1.5.2

43 Hê ̣ thống KSNB theo ISO 9001: 2015, cho phép chấp nhâṇ sản phẩm không phù hơp, có sử a chữa hoăc ̣ không sử a chữatheo sựnhân nhương.

 Điều 8.744 Hê ̣thống KSNB theo ISO 9001: 2015 ngoài viêc ̣ đề câp ̣ tớ i

“hành đôṇ g khắc phuc ̣ và hành đông phòng ngừ a” còn nhấnmanh tớ i “hoaṭ đôṇ g cải tiến”.

45 Trong thờ i gian thoả thuân, phải đảm bảo sẵn có các hồ sơ chất lương để khách hàng hoăc ̣ đaị diêṇ của khách hàng emét đánh giá.

Điều8.2.446 Cho phép đánh giá các bô ̣ phân/khu vuc ̣ khác nhau trong tổ

chứ c vớ i các tần suất khác nhau.

9.1.147 Hê ̣ thống KSNB theo ISO 9001 quy điṇ h phải đào taọ cho

tất cả các nhân viên trong tổ chứ c.

 Điều 7.248 Hê ̣ thống KSNB theo ISO 9001: 2015, đươc ̣ lâp ̣ thành văn

bản càng chi tiết càng tốt.

chuẩn đề câp ̣ đến HTQLCL của 1 tổ chứ c nhằm đảm bảo sảnphẩm/dic ̣ h vu ̣ do tổ chứ c đó cung cấp thỏa mãn đươc ̣ moịyêu cầu của khách hàng.

51 Môṭ tổ chứ c đươc ̣ cấp chứ ng chỉ đaṭ tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2015 thì không cần Hê ̣thống KSNB.

 Điều8.5.152 Xây dưṇ g Hê ̣thống KSNB theo theo tiêu chuẩn TCVN ISO

9001: 2015 chỉ nhằm taọ niềm tin cho khách hàng 

Điều10.253 Những tiêu chuẩn như ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004 là

những tiêu chuẩn nói về các yêu cầu của hê ̣ thống quản lýchất lương.

10.2.1của tiêu

557 Khi áp dung hê ̣ thống KSNB theo tiêu chuẩn TCVN ISO

9001: 2015, lãnh đaọ cấp cao nhất phải ban hành chính sáchchất lương và đươc ̣ tất cả moị ngườ i thuôc ̣ và thưc ̣ hiên 

5.2.2 của tiêu chuẩn ISO9001:201

558 Tổ chứ c phải ây dưng các quy trình/ hướ ng dẫn để giúp

những nhân viên không có chuyên môn hoăc ̣ chưa thành thaọthưc ̣ hiêṇ những công viêc ̣ đươc ̣ giao khi KSNB.

5 là mục7.5.259 Hê ̣thống KSNB theo ISO 9001 quy điňnh phải kiểm tra chăṭ

chẽ tất cả nguyên vâṭ liêụ mua vào để đảm bảo sản phẩm sản

8.4.1 của tiêu chuẩn ISO9001:201

560 Hê ̣ thống KSNB theo ISO 9001 quy điňnh có thể giao cho

khách hàng những sản phẩm không phù hơp̣ “năng” đã

đươc ̣ pht hiêṇ miễn là khách hàng chấp thuân 

8.7.1 của tiêu chuẩn ISO9001:201

5

61 Hê ̣thống KSNB theo ISO 9001: 2015, To chứ c cần phải đến

điạ điểm của nhà cung ứ ng để đánh giá thưc ̣ trang  8.4.2 1của tiêu

562 Hệ thống KSNB theo ISO 9001 quy định moị thiết bi ̣theo

dõi và đo lườ ng phải đươc ̣ hiêụ chuẩn hoăc ̣ kiểm điṇ h.

7.1.5.2của tiêu

563 Trong môṭ số trườ ng hơp, khi tài sản của khách hàng không

đaṭ yêu cầu thì tổ chứ c phải lâp ̣ hồ sơ và thông báo chokhách hàng.

8.7.1 của tiêu chuẩn ISO9001:201

564 Viêc ̣ “xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm” không

nhất thiết đòi hỏi phải có biên bản hồ sơ  8.2.365 Các quá trình đăc ̣ biêṭ trong KSNB đươc ̣ hiểu là những quá

trình không bình thườ ng, đòi hỏi đô ̣ an toàn cao hoăc ̣ có khả

năng gây nguy hiểm.

66 Tổ chứ c phải cung cấp đầy đủ những hồ sơ chất lương cho khách hàng khi ho ̣ tiến hành đánh giá tổ chứ c trướ c khi họmua hàng.

 8.2.367 Chứ c năng nhiêṃ vu ̣ của tất cả các cán bô ̣ quản lý trong

chứ c phải đươc ̣ thiết lâp ̣ và thông báo trong tổ chứ c.

68 Tất cả các hơp̣ đồng mua hàng không phải đảm bảo tính

thỏa đáng trướ c khi gử i đi cho nhà cung ứ ng  8.4.269 Tài liêụ Hê ̣ thống KSNB theo ISO 9001 của môṭ tổ chứ c

không thể bao gồm cả dang văn bản và phần mềm  7.5.170 Để kiểm soát tài liêu, tổ chứ c phải có danh muc ̣ tất cả những

tài liêụ thuôc ̣ Hê ̣thống KSNB mà tổ chứ c đang sử duṇ g  7.571 Hê ̣ thống KSNB theo ISO 9001 quy điňnh tất cả các thành

viên trong tổ chứ c nhất thiết phải đươc ̣ phân phát bản “chínhsách chất lương”.

 5.2.272 Môṭ tổ chứ c khi áp dung Hê ̣ thống KSNB theo tiêu chuẩn

TCVN ISO 9001: 2015 bắt buôc ̣ phải áp dung cách nhâṇbiết thống nhất sản phẩm đơn chiếc hoăc ̣ lô sản phẩm.

 8.5.173 Khi không có thoả thuân, tổ chứ c phải đảm bảo chất lương

sản phẩm trong quá trình sản xuất và cho tớ i khi hàng đươc ̣giao cho khách.

74 Hê ̣thống KSNB theo ISO 9001 quy điňnh các sản phẩm sau khi sử a chữa, tái chế nếu giá trị không lớ n thì không cầnphải kiểm tra lai.

 8.7.175 Tất cả những thay đổi trong thiết kế phải đươc̣ xác điṇ h lâp ̣

thành văn bản, xem xét và phê duyêṭ trướ c khi thưc ̣ hiên  8.3.676 Hê ̣ thống KSNB theo ISO 9001 quy điňnh tổ chứ c không

cần có cách thứ c để theo dõi các hoaṭ đông của các quá trìnhtrong tổ chứ c.

 9.1.177 Tổ chứ c chỉ phải ác điṇ h viêc ̣ nhâṇ biết, bảo quản, bảo vê,̣

sử duṇ g, thờ i gian lưu giữ và hủy bỏ hồ sơ Hê ̣thống KSNBkhi liên quan trưc ̣ tiếp đến chất lương sản phẩm.

9.3.2

81 Không cho phép chấp nhâṇ những yêu cầu mua hàng của

82 Khi áp dung hê ̣ thống KSNB theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2015, tổ chứ c cần viết các hướ ng dẫn công viêc ̣ chotất cả hoaṭ đông của tổ chứ c ở mứ c đô ̣càng chi tiết càng tốt

7.5.1 và7 5.383 Tất cả các thông tin có liên quan tớ i viêc ̣ bổ sung sử a đổi

môṭ hơp̣ đồng đều phải đươc ̣ chuyển đến những phòng banquan trong để thưc ̣ hiên.

84 Hê ̣thống KSNB theo TCVN ISO 9001: 2015 không chỉ nêu lên những yêu cầu mà tổ chứ c phải thưc ̣ hiêṇ mà còn chỉ racách thứ c để thưc ̣ hiêṇ những yêu cầu đó.

85 Đaị diêṇ lãnh đaọ về KSNB phải báo cáo trưc ̣ tiếp cho lãnhđaọ cấp cao nhất về các vấn đề Hê ̣ thống KSNB theo ISO9001 có ảnh hưở ng tớ i chất lương.

86 Trướ c khi thưc ̣ hiêṇ những hoaṭ đông khắc phuc, tổ chứ c bắt buôc ̣ phải phân tích tìm ra nguyên nhân gốc rễ của nhữngsai

lỗi thuôc ̣ Hê ̣thống KSNB hoăc ̣ chất lương sản phẩm.

87 Khi áp dung Hê ̣ thống KSNB TCVN ISO 9001: 2015 tổ

chứ c cần theo dõi và đo lườ ng các quy trình/thủ tuc  9.1.188 Khi áp dung Hê ̣ thống KSNB theo TCVN ISO 9001: 2015

nếu không có khiếu naị của khách hàng và tổ chứ c đã thưc ̣ hiêṇ các yêu cầu đươc ̣ quy điṇ h trong hơp̣ đồng/ đơn hàngcó nghiã đã có sự thỏa mãn cao của khách hàng.

 9.1.2

89 Hê ̣ thống KSNB theo ISO 9001 quy điňnh phải tiến hành

phê duyêṭ các đơn mua hàng trướ c khi ban hành?  8.4.390 Tổ chứ c hoach điṇ h chương trình đánh giá nôị bô ̣ 1 năm

9.3.2

91 Hê ̣thống KSNB theo ISO 9001 quy định phải hiêụ chuẩn tất

cả thiết bi ̣theo dõi và đo lườ ng của đơn vi ̣sản uất?  7.1.5.192 Hê ̣ thống KSNB theo ISO 9001 quy định nhâṇ biết và ác

điṇ h nguồn gốc là yêu cầu bắt buôc ̣ đối vớ i tất cả sản phẩm?  8.193 Hê ̣ thống KSNB theo ISO 9001 quy định sổ tay KSNB là

94 Hê ̣ thống KSNB theo ISO 9001 quy điňnh tổ chứ c phải áp dung kỹ thuâṭ thống kê để đo lườ ng, theo dõi, phân tích vàcải tiến?

95 Hê ̣thống KSNB theo ISO 9001 quy định moị sự thay đổi về

96 Hê ̣ thống KSNB theo ISO 9001 quy định tổ chứ c bắt buôc ̣

phải viết môṭ thủ tuc ̣ dang văn bản về huấn luyêṇ và đào taọ  7.297 Hê ̣ thống KSNB theo ISO 9001 quy định tổ chứ c phải tiến

hành ác điṇ h và triển khai hoaṭ đông giải quyết khiếu nạicủa khách hàng?

98 Hê ̣ thống KSNB theo ISO 9001 quy định Kết quả đánh giánôị bô ̣ là môṭ trong những đầu vào của quá trình em ét củalãnh đao?

99 Hoach điṇ h viêc ̣ thưc ̣ hiêṇ sản phẩm có thể dưạ vào kế

6.2100 Hê ̣ thống KSNB theo ISO 9001 quy định chỉ duy trì hồ sơ

101 Yêu cầu phải xác điṇ h và ghi nhâṇ viêc ̣ miễn thẩm tra sảnphẩm mua vào vì muc ̣ đích sản xuất gấp khi có các cấp thẩmquyền đồng ý cho phép?

102 Hê ̣ thống KSNB theo ISO 9001 quy định chỉ đào taọ nhân

viên khi công viêc ̣ của ho ̣có ảnh hưở ng đến chất lương?  7.2

103 Hê ̣ thống KSNB theo ISO 9001 quy định xác điṇ h các quá

trình cần thiết của QMS là yêu cầu bắt buôc?  4.4104 Hoaṭ đông phòng ngừ a bao gồm viêc ̣ tìm ra nguyên nhân

tiềm ẩn để tránh viêc ̣ tái diễn xảy ra?  10.2105 Hoach điṇ h KSNB và hoach điṇ h viêc ̣ thưc ̣ hiêṇ sản phẩm là

8.1106 Hê ̣ thống KSNB theo ISO 9001 quy định muc ̣ tiêu chất

lương phải đươc ̣ thiết lâp ̣ ở các cấp và các bô ̣ phâṇ trong tổchứ c.

6.2.1 và5.2107 Theo dõi đo lườ ng các quá trình và theo dõi đo lườ ng sản

phẩm có thể sát nhâp ̣ thành môṭ hoaṭ đông?

BÀI TẬP 2

ĐK củaISO9001:

Hành động khắc phục

1 Giám đốc thường tự quyết địnhtuyển dụng nhân viên trong khiquy định của công ty là mọitrường hợp tuyển dụng phảiqua Phòng nhân sự.

Điều kiện7.2 - nhânlực củaISO 9001:2015.

Theo tiêu chuẩn, công ty phải thiết lậpquy trình để tuyển dụng và bổ nhiệmnhân viên phù hợp với yêu cầu côngviệc Trong trường hợp này, giám đốc đãkhông tuân thủ quy trình được thiết lậpsẵn, và chuyển tiếp công việc cho Phòngnhân sự sẽ là tùy chọn khắc phục tìnhtrạng không tuân thủ Ngoài ra, công tycần đưa ra các biện pháp để đảm bảorằng tất cả các nhân viên đã được tuyểndụng qua quy trình đúng đắn để đảmbảo chất lượng và hiệu quả

của quá trình tuyển dụng.2 Tại một siêu thị đang bán hàng

tiêu dùng cho khách hàng, CGKSNB không thấy các nhânviên ghi chép số lượng hàng đãbán ra.

Điều8.5.1 của ISO 9001:201về việckiểm soátsản phẩmvà dịchvụ cungcấp chokhách hàng.

Để khắc phục tình trạng này, CG KSNBcó thể đưa ra một số giải pháp như:Huấn luyện nhân viên về quy trình ghichép số lượng hàng đã bán ra.

Thiết lập một hệ thống tự động ghi chépsố lượng hàng đã bán ra bằng cách sửdụng phần mềm hoặc các thiết bị kỹthuật số.

Theo dõi công việc của nhân viên vàđánh giá hiệu quả của quy trình ghi chépsố lượng hàng đã bán ra để cải thiện.

Áp dụng sự phân công trách nhiệmtrong việc ghi chép số lượng hàng đã bán

ra cho các nhân viên khác nhau.3 Hồ sơ đấu thầu cung cấp thiết

bị của công ty trong các tháng4, 5, 6/ 2016 liên tục bị kháchhàng trả về, bình quân mỗitháng có 4, 5 hồ sơ Nhưngtheo phó giám đốc đồng thời làĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO chobiết thời gian đó công ty quábận rộn do khách hàng thúcdục giao hàng nên công ty đãchỉ đạo khắc phục nhanh chónghồ sơ (thậm chí được hòan

Yêu cầu4.2.3 của tiêu chuẩn ISO

90012015, về việckiểm soátthông tinliên quanđể đảmbảo tínhđầy đủ và

Để khắc phục vấn đề này, công ty có thểđưa ra các giải pháp sau đây:

Cải thiện quy trình kiểm soát thông tinvề hồ sơ đấu thầu, đảm bảo rằng mỗi hồsơ đều đầy đủ và chính xác.

Tăng cường đào tạo cho nhân viên vềquy trình lập hồ sơ đấu thầu, đảm bảotính chuẩn xác và đầy đủ của hồ sơ.Chia sẻ trách nhiệm giữa các bộ phậntrong công ty để đảm bảo tính kịp thờicủa hồ sơ đấu thầu.

Đưa ra các quy định rõ ràng và minhthành trong đêm) để kịp tham

gia đấu thầu và thực tế công tyđã ký được khá nhiều hợp đồngvà chưa kịp xem xét công tácchuẩn bị hồ sơ.

chính xác bạch về quy trình lập hồ sơ đấu thầu, baogồm thời hạn và trách nhiệm của các bộphận và cá nhân để đảm bảo sự đầy đủvà chính xác của hồ sơ.

Công ty cần tập trung vào việc nâng caoquy trình kiểm soát và đảm bảo tínhchính xác, đầy đủ của thông tin hồ sơ,đồng thời kiểm tra quy trình chuẩn bịhồ sơ đấu thầu để đảm bảo việc tham giađấu thầu được hiệu quả.

4 Tại phòng KD XNK khi đượchỏi về công tác quản lý khotàng, trưởng phòng KD XNKcho CG KSNB biết công tykhông có kho nên khi cần cứ đithuê.

Yêu cầu8.4 củatiêu chuẩnISO 9001:2015, về việcquản lýdữ liệu vàlưu trữ.

Để khắc phục tình trạng này, công ty cóthể đưa ra một số giải pháp như:

Đánh giá nhu cầu lưu trữ hàng hóa củacông ty để đưa ra quyết định xây dựngmột kho riêng.

Xin chia sẻ hoặc thuê kho với các doanhnghiệp khác trong khu vực, tuy nhiêncần phải đảm bảo rằng kho này đượckiểm soát và lưu trữ hàng hóa đúng cách.

Thiết lập quy trình và quản lý công táclưu trữ hàng hóa tại kho thuê để đảm bảotính chính xác và đầy đủ của dữ liệu.Đưa ra một kế hoạch dài hạn để xâydựng một hệ thống quản lý kho chuyênnghiệp hơn để đáp ứng nhu cầu của côngty.

Tổng quan, công ty cần có một kế hoạchchi tiết hơn và đủ nguồn lực để xử lýviệc không có kho và thuê kho khi cần.Công ty cũng cần tìm kiếm các cơ hội đểxây dựng một kho riêng hoặc chia sẻkho với các doanh nghiệp khác

để đáp ứng nhu cần lưu trữ hàng hóa.5 Khi CG KSNB đến đánh giá tại

bộ phận quản lý nhân sự, đượcphụ trách cho biết tất cả cán bộcốt cán mà công việc của họảnh hưởng đến chất lượng sảnphẩm đều tốt nghiệp đại họcnên không cần thiết phải xácđịnh năng lực.

Yêu cầu7.2 củatiêu chuẩnISO 9001:2015, về việcxác địnhnăng lực.

Để khắc phục việc này, công ty có thểđưa ra các giải pháp sau đây:

Thiết lập một quy trình đối với côngviệc, nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết chotừng vị trí cốt cán trong công ty.

Tiến hành đánh giá và xác định năng lựccủa từng cán bộ cốt cán, bao gồm cảtrình độ học vấn và kỹ năng thực tiễn.Thực hiện đào tạo và huấn luyện để nângcao năng lực của nhân viên.

Đưa ra các tiu chuẩn rõ ràng về năng lựcvà kỹ năng cần thiết cho từng vị trí,kèm theo quá trình đánh giá năng lựctheo chu kỳ thường xuyên.

Với các giải pháp trên, công ty có thểđảm bảo rằng cán bộ cốt cán có đầy đủkỹ năng và năng lực để thực hiện công

việc của mình, giúp nâng cao chấtlượng sản phẩm và dịch vụ.

6 Doanh số của công ty năm naytăng hơn 200% so với nămtrước, lợi nhuận tăng tươngứng nên đại diện lãnh đạo chobiết thật sự công ty chỉ cầnthiết có vậy mà không mong gìhơn, nên các họat động khôngchính yếu như: phân tích dữliệu, đo lường sự thỏa mãn củakhách hàng chỉ thực hiện khicông ty có đủ điều kiện.

Yêu cầu9.1.1 của tiêu chuẩn ISO

9001:2015, về việcđưa ra cáckế hoạchvà hoạtđộng đểđảm bảochất lượng sảnphẩm vàdịch vụ.

Để khắc phục việc này, công ty cần phảiđưa ra các giải pháp sau đây:

Xác định các hoạt động quản lý chấtlượng cần thiết cho từng giai đoạn củasản phẩm hoặc dịch vụ để đảm bảo chấtlượng.

Đưa ra kế hoạch để thực hiện các hoạtđộng quản lý chất lượng như phân tíchdữ liệu, đo lường sự thỏa mãn của kháchhàng

Thiết lập các tiêu chuẩn rõ ràng để đánhgiá hiệu quả của các hoạt động quản lýchất lượng.

Thực hiện đánh giá thường xuyên đểđảm bảo chất lượng sản phẩm và dịchvụ.

Với các giải pháp trên, công ty sẽ có thểđảm bảo chất lượng sản phẩm và dịchvụ, đồng thời tăng cường uy tín và niềmtin của khách hàng, giúp tạo nên sự tăngtrưởng bền vững của công ty.

7 Công tác giao nhận hàng củacông ty do một cán bộ chuyêntrách đảm nhiệm và chủ yếugiao cho các đại lý vận tải màkhông trực tiếp thực hiện, saukhi giao hàng xong đều có bộhồ sơ lưu lại đầy đủ vì vậykhông cần thiết phải lựa chọncác đại lý vận tải.

Yêu cầu8.4.2 của tiêu chuẩn ISO

9001:2015 về việcđánh giávà lựachọn cácđối tácbên

Thực hiện đánh giá định kỳ đối với cácđại lý vận tải để đánh giá chất lượng dịchvụ và đưa ra các biện pháp khắc phụckhi phát hiện các vấn đề không đảm bảochất lượng.

Đào tạo cánộ chuyên trách công tác giaonhận hàng về kỹ năng đánh giá đối tácbên ngoài và quản lý chất lượng dịch vụ.Điều chỉnh các quy trình đảm bảo rằngcác hoạt động giao nhận hàng hóa luôntuân thủ các tiêu chuẩn chất lượngnghiêm ngặt.

Với các giải pháp trên, công ty sẽ đảmbảo chất lượng giao nhận hàng hóa vàtăng cường uy tín của mình trong thịtrường, giúp tạo nên sự tăng trưởng bền

vững cho công ty.

8 Theo hướng dẫn HD 12/ 06 banhành ngày 1/3/2016 quy định:hồ sơ xuất khẩu sau khi giaohàng sẽ được trưởng phòngkiểm tra chặt chẽ trước khitrình giám đốc Trong các hồsơ 01, 02 tháng 4/2016 khôngthấy có sự phê duyệt của giámđốc.

Yêu cầuvề quảnlý tài liệu,mục 7.5.3.

Để khắc phục tình trạng trên, tổ chức cầnphải thực hiện các hành động như sau:Xác định nguyên nhân việc không có sựphê duyệt của giám đốc trong các hồ sơ01, 02 tháng 4/2016.

Áp dụng các biện pháp phòng ngừa đểtránh việc tương tự xảy ra trong tươnglai.

Thực hiện thanh tra và đánh giá hệ thốngquản lý tài liệu để đảm bảo tuân thủ cácyêu cầu của ISO 9001:2015.

Thực hiện các biện pháp sửa chữa và cảitiến hệ thống quản lý tài liệu để đáp ứngyêu cầu của ISO 9001:2015.

Việc thực hiện các hành động cần thiếtsẽ giúp tổ chức đảm bảo tuân thủ các yêucầu của ISO 9001:2015 và cải thiện

hiệu quả quản lý tài liệu của tổ chức.9 Trong sổ ghi chép bảo hành/

dịch vụ kỹ thuật sau bán hàngtrong 3 tháng gần đây nhất cókhá nhiều vụ việc, khi nào cóyêu cầu của khách hàng côngty đều cử cán bộ kỹ thuật (hoặcthuê) thực hiện Tuy nhiêncũng theo hồ sơ cho biết 20%số lượng khách hàng được thựchiện dịch vụ đã không hài lòngnhưng không thấy có họat độngnào khác liên quan đến sự việcnày.

Yêu cầuvề đánhgiá kháchhàng,mục 9.1.2.

Để khắc phục tình trạng trên, tổ chức cầnthực hiện các hành động như sau:

Xác định nguyên nhân về tình trạng 20%khách hàng không hài lòng với dịch vụvà đề xuất các biện pháp cải thiện sảnphẩm và dịch vụ, từ đó tăng hiệu suấtbảo hành và dịch vụ kỹ thuật sau bánhàng.

Thực hiện việc đánh giá khách hàngthường xuyên để phát hiện các vấn đề vàyêu cầu của khách hàng, và cải thiện sảnphẩm và dịch vụ để đáp ứng mức độ hàilòng của khách hàng.

Thực hiện việc đảm bảo rằng cán bộ kỹ

thuật và nhân viên liên quan đều đượcđào tạo đầy đủ về các quy trình và kỹnăng cần thiết để cung cấp dịch vụ kỹthuật và bảo hành hoàn hảo.

Tăng cường việc theo dõi và ghi nhận tấtcả các yêu cầu và phản hồi từ kháchhàng, từ đó cải thiện quá trình bảo hànhvà dịch vụ kỹ thuật sau bán hàng.

Việc thực hiện các hành động trên sẽgiúp tổ chức nâng cao mức độ hài lòngcủa khách hàng, cải thiện sản phẩm vàdịch vụ và đảm bảo tuân thủ các yêu

cầu của ISO 9001:2015.

10 Vì là các tháng cuối năm côngviệc luôn luôn bận rộn , tiến độgiao hàng trong các hợp đồngluôn thúc dục, nên các hoạtđộng đánh gía nội bộ đã đượcĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO lùisang đầu năm sau, nhưng sovới kế hoạch chỉ chậm khoảnggần 3 tháng.

Yêu cầuvề quảnlý kếhoạch, mục 6.1.

Để khắc phục tình trạng trên, tổ chức cầnthực hiện các hành động như sau:

Xác định rõ nguyên nhân vì sao hoạtđộng đánh giá nội bộ đã bị hoãn và tácđộng của việc hoãn đó đến các hoạt độngkhác.

Cải thiện quá trình lập kế hoạch của tổchức, đảm bảo rằng các bộ phận và độingũ thực hiện việc kế hoạch trong thờigian đúng và đảm bảo chất lượng sảnphẩm.

Triển khai các biện pháp thích hợp để cảithiện quá trình lập kế hoạch cũng nhưđảm bảo tuân thủ các yêu cầu của ISO9001:2015, như đẩy nhanh quy trình giảiquyết hình thức của tổ chức hoặc thuêngoài một tổ chức chuyên nghiệp hỗ trợ.Đưa ra các kế hoạch thay thế để đảm bảotiến độ hoạt động của tổ chức được thựchiện đúng và đảm bảo chất lượng sảnphẩm.

Việc thực hiện các hành động trên sẽgiúp tổ chức cải thiện quản lý kế hoạchvà hiệu quả hoạt động của tổ chức vàđảm bảo tuân thủ các yêu cầu của ISO

9001:2015.

11 Khi đánh giá phòng cấp cứucủa bệnh viện X, CG KSNBkhông thấy có các hướng dẫncho y tá trực Tuy nhiên có mộtsố bảng treo trên tường giớithiệu một số biện pháp cấp cứu.

Yêu cầuvề hướngdẫn liênquan đếnviệc thựchiện côngviệc, mục7.5.1.

Để khắc phục tình trạng trên và đáp ứngyêu cầu của ISO 9001:2015, tổ chức cầnthực hiện các hành động như sau:

Xác định danh sách các hướng dẫn và tàiliệu liên quan đến công việc của các y tátrực và xác định các hướng dẫn bị thiếu.Thực hiện đào tạo cho nhân viên, đặcbiệt là các y tá trực, về các hướng dẫn bịthiếu và quy trình thực hiện công việc.Cập nhật và phân phối các hướng dẫnmới cho nhân viên, đảm bảo rằng tất cảnhân viên có được các hướng dẫn cầnthiết để thực hiện công việc một cách

đầy đủ và chính xác.

Đảm bảo rằng các bảng treo trên tườngvề các biện pháp cấp cứu đưa ra đượccác thông tin đầy đủ và chính xác liênquan đến việc thực hiện công việc củacác y tá trực.

Việc thực hiện các hành động trên sẽgiúp tổ chức đáp ứng yêu cầu của ISO9001:2015 và cải thiện hiệu suất của cácy tá trực trong việc cung cấp dịch vụchăm sóc sức khỏe tại phòng cấp cứu.12 Theo hướng dẫn về kiểm tra

nhận hàng, mọi hàng nhập vàođều phải để vào nơi trungchuyển quy định, sau khi kiểmtra xong mới được chuyển đi.Khi đánh giá người ta thấynguyên vật liệu nhập vào được

Yêu cầuvề quảnlý kiểmsoát hànghóa, mục8.4.3.

Để khắc phục tình trạng trên, tổ chức cầnthực hiện các hành động như sau:

Xác định nguyên nhân vì sao hàng hóanhập vào được chuyển ngay vào kho màkhông theo quy trình kiểm soát.

Đưa ra các biện pháp cải thiện để đảmbảo rằng quy trình kiểm soát hàng hóa

chuyển ngay vào kho vì nơitrung chuyển đã chật

được thực hiện chính xác và hiệu quả,đồng thời đảm bảo tính chính xác và đápứng yêu cầu của khách hàng.

Đánh giá lại các quy trình và quản lý khohàng của tổ chức, đảm bảo rằng tổ chứcsẽ không bị chật khi nhận hàng và cáchoạt động liên quan đến kiểm soát hànghóa không bị ảnh hưởng.

Thực hiện việc đào tạo cho nhân viên vềcác quy trình kiểm soát hàng hóa, đảmbảo rằng nhân viên có được kiến thức vàkỹ năng cần thiết để thực hiện công việcđảm bảo tính chính xác và đáp ứng yêucầu của khách hàng.

Việc thực hiện các hành động trên sẽgiúp tổ chức cải thiện quản lý kiểm soáthàng hóa, đáp ứng yêu cầu của ISO9001:2015 và đảm bảo tính chính xác

trong quá trình nhập hàng.13 Khi xem khu vực Lưu trữ,

chuyên gia đánh giá thấy 5thùng nguyên liệu cùng mangký hiệu NL 101, mỗi thùng cógắn hai loại ký hiệu “Khẩn” và“Bị loại” Trưởng phòng kiểmtra giải thích rằng đây là 5trong 12 thùng nguyên liệu

Yêu cầuvề kiểmsoát sảnphẩm không phù hợp,mục 8.7.

Để khắc phục tình trạng trên, tổ chức cầnthực hiện các hành động như sau:

Xác định nguyên nhân vì sao 7 thùngnguyên liệu không được kiểm tra trướckhi đưa vào sản xuất Để tránh việc nàyxảy ra trong tương lai, quy trình kiểm travà lọc sản phẩm không phù hợp cần

được nâng cao.

nhập không đạt yêu cầu Khiđược hỏi về 7 thùng còn lại,trưởng phòng kiểm tra cho biếtdo yêu cầu khẩn cấp nên 7thùng đó đã được đưa vào sảnxuất mà không qua kiểm tra,sản phẩm chế tạo từ các thùngnày và các thùng khác đã đượcgửi cho 23 khách hàng khácnhau và không khách hàng nàođã nhận được sản phẩm đượcchế tạo từ 7 thùng nguyên liệunày khiếu nại.

Tiến hành quản lý sản phẩm chế tạo từ 7thùng nguyên liệu không được kiểm tratrước khi đưa vào sản xuất Tất cả sảnphẩm phải được kiểm tra trước khi giaocho khách hàng, và sản phẩm không phùhợp sẽ được loại bỏ hoặc cải tiến trướckhi giao cho khách hàng.

Thực hiện đánh giá rủi ro và khả năngảnh hưởng đến khách hàng của sản phẩmchế tạo từ 7 thùng nguyên liệu khôngđược kiểm tra trước khi đưa vào sảnxuất Nếu sản phẩm đã được giao chokhách hàng, tổ chức phải lấy hồ sơ phảnhồi khách hàng để tìm ra các sản phẩmcó thể bị ảnh hưởng và tiến hành xử lýkịp thời.

Đưa ra các biện pháp cải thiện để đảmbảo rằng quy trình kiểm tra được thựchiện đầy đủ và chính xác, đồng thời đảmbảo tính chính xác và đáp ứng yêu cầucủa khách hàng.

Việc thực hiện các hành động trên sẽgiúp tổ chức cải thiện quản lý kiểm soátsản phẩm và đáp ứng yêu cầu của ISO9001:2015, đồng thời đảm bảo tính chínhxác và đáp ứng yêu cầu của

khách hàng.14 Trong quá trình đánh giá điều

kiện cần thiết để đảm bảo chấtlượng, tại khâu lên men sảnxuất axit Glutamin, công ty AB

Yêu cầuvề quảnlý thiết bịđo lường,

Để khắc phục tình trạng trên, tổ chức cầnthực hiện các hành động như sau:

Xác định nguyên nhân vì sao đồng hồnhiệt độ và nhiệt kế đo ra kết quả khác

sử dụng giống men mới XYcho hiệu xuất lên cao nhưng rấtnhạy cảm với nhiệt độ, CGKSNB quan sát đồng hồ nhiệtđộ ghi trên bồn lên men là 45độ C và thấy phiếu nhật ký theodõi nhiệt độ bồn lên men chothấy công nhân ghi chép việctheo dõi nhiệt độ 30’/lần Diễnbiến nhiệt độ được ghi trênphiếu là 44,8; 45;2; 45 độ C.Sau khi xem hướng dần bản inlần 1 ngày 15/5/2016, CGKSNB ghi nhận nhiệt độ lênmen quy định là 40 + 0,5 và hỏingười trưởng khâu lên men vì

mục 7.1.5.

Kiểm tra và hiệu chuẩn lại đồng hồ nhiệtđộ để đảm bảo rằng đồng hồ đo ra đúnggiá trị của nhiệt độ.

Kiểm tra các thiết bị đo lường khác liênquan đến quy trình lên men sản xuất axitGlutamin, đảm bảo rằng các thiết bị đolường khác đều chính xác và phù hợpvới mục đích sử dụng.

Cập nhật các hồ sơ kiểm tra đối chiếuthiết bị đo lường, bao gồm cả nhiệt kếđối chiếu với đồng hồ nhiệt và các thôngtin khác về thiết bị đo lường liên quanđến quá trình sản xuất.

Thực hiện đào tạo cho nhân viên về quytrình kiểm soát và kiểm tra thiết bị đosao có sự sai khác này Trưởng

khâu lên men nói ông đã trựctiếp dùng nhiệt kế chuẩn để đốichiếu và so sánh và thấy rằngđồng hồ nhiệt sai tuyến tính vớinhiệt kế chuẩn là + 5 độ C Saukhi xem xét thêm CG KSNBthấy rằng không có hồ sơ ghichép về kiểm tra đối chiếu này.

lường, đảm bảo rằng nhân viên có đượckiến thức và kỹ năng cần thiết để thựchiện công việc đảm bảo tính chính xácvà đáp ứng yêu cầu của khách hàng.Việc thực hiện các hành động trên sẽgiúp tổ chức cải thiện quản lý thiết bị đolường, đáp ứng yêu cầu của ISO9001:2015 và đảm bảo tính chính xáctrong quá trình sản xuất axit Glutamin.15 Khi xem xét sổ ghi chép theo

dõi quá trình sản xuất tại phânxưởng X trong các tháng 4, 5/2016, CG KSNB thấy mức ghichép định mức nguyên vật liệucho sản xuất: để sản xuất được

Yêu cầuvề quảnlý tài liệu,mục 7.5.

Để khắc phục tình trạng trên, tổ chức cầnthực hiện các hành động như sau:

Xác định nguyên nhân vì sao phânxưởng lại tự quyết định và thay đổithông số kỹ thuật sản xuất Tổ chức cầnđảm bảo rằng các quyết định thay đổi

1 tấn sản phẩm thì cần 16 kgdầu FO, nhưng tại hướng dẫncông nghệ 05 HD do giám đốcký ban hành 15/3/2016 quyđịnh 20kg dầu FO/1 tấn sảnphẩm Khi CG KSNB hỏi sựkhác nhau về thông số kỹ thuậtnày thì quản đốc phân xưởngcho biết: do phân xưởng tự tínhtoán và quyết định thay đổiđồng thời đã tổ chức theo dõirất chặt chẽ tình hình và chưathấy có biến cố nào xảy ra.

thông số kỹ thuật sản phẩm phải đượcthông báo và được phê duyệt bởi cácphòng ban liên quan.

Kiểm tra và xác minh lại thông số kỹthuật sản phẩm, đảm bảo rằng các thôngsố được sử dụng phải đúng và phù hợpvới mục đích sử dụng.

Cập nhật các tài liệu và hướng dẫn sảnxuất, đảm bảo rằng các thông số và quytrình sản xuất được cập nhật và phù hợpvới các yêu cầu mới nhất.

Thực hiện đào tạo cho nhân viên về quytrình và yêu cầu quản lý tài liệu, baogồm các quy tắc về thay đổi thông số kỹthuật sản phẩm để đảm bảo rằng nhânviên có đầy đủ kiến thức và kỹ năng cầnthiết để thực hiện công việc đảm bảo tínhchính xác và đáp ứng yêu cầu của kháchhàng.

Việc thực hiện các hành động trên sẽgiúp tổ chức cải thiện quản lý tài liệu,đáp ứng yêu cầu của ISO 9001:2015 vàđảm bảo tính chính xác trong quá trình

sản xuất.16 Khi xem xét hồ sơ đo lường sự

thỏa mãn của khách hàng vàtháng 3, 4, 5, 6/2016, CGKSNB thấy công ty thực hiệnkhá đầy đủ các yêu cầu nhưtrong điều 8.2.1 TCVN ISO9001: 2015 quy định, chỉ riêngphòng thị trường do mới áp

Yêu cầuvề quảnlý tài liệu,mục 7.5.

Để khắc phục tình trạng trên, tổ chức cầnthực hiện các hành động như sau:

Xác định nguyên nhân vì sao phânxưởng lại tự quyết định và thay đổithông số kỹ thuật sản xuất Tổ chức cầnđảm bảo rằng các quyết định thay đổithông số kỹ thuật sản phẩm phải được

thông báo và được phê duyệt bởi các

dụng HTQLCL từ tháng4/2016 nên vẫn còn khá nhiềuvấn đề khách hàng chưa hàilòng được ghi trong sổ góp ýcủa công ty nhưng vì phòngmới áp dụng cho nên chưa kịpthực hiện hoạt động gì.

phòng ban liên quan.

Kiểm tra và xác minh lại thông số kỹthuật sản phẩm, đảm bảo rằng các thôngsố được sử dụng phải đúng và phù hợpvới mục đích sử dụng.

Cập nhật các tài liệu và hướng dẫn sảnxuất, đảm bảo rằng các thông số và quytrình sản xuất được cập nhật và phù hợpvới các yêu cầu mới nhất.

Thực hiện đào tạo cho nhân viên về quytrình và yêu cầu quản lý tài liệu, baogồm các quy tắc về thay đổi thông số kỹthuật sản phẩm để đảm bảo rằng nhânviên có đầy đủ kiến thức và kỹ năng cầnthiết để thực hiện công việc đảm bảo tínhchính xác và đáp ứng yêu cầu của kháchhàng.

Việc thực hiện các hành động trên sẽgiúp tổ chức cải thiện quản lý tài liệu,đáp ứng yêu cầu của ISO 9001:2015 vàđảm bảo tính chính xác trong quá trình

sản xuất.17 Trong khi kiểm tra các thủ tục

bằng văn bản của công ty, nhậnthấy rằng không có bảng mụctiêu chất lượng của các phòngban để tại các bộ phận trongHTQLCL.

yêu cầuvề quảnlý mụctiêu chấtlượng, mục 6.2.2.

Xác định các mục tiêu chất lượng chotừng phòng ban trong tổ chức.

Thiết kế, lập ra và triển khai các bảngmục tiêu chất lượng để quản lý các mụctiêu của từng phòng ban.

Đảm bảo rằng các mục tiêu chất lượngcủa từng phòng ban được cập nhật vàđánh giá thường xuyên để đảm bảo rằngcác mục tiêu đó đáp ứng yêu cầu của

khách hàng và phù hợp với hoạt độngcủa tổ chức.

Thực hiện đào tạo cho nhân viên về quytrình và yêu cầu quản lý mục tiêu chấtlượng, bao gồm các quy tắc về thiết lậpvà đánh giá các mục tiêu chất lượng, đểđảm bảo rằng nhân viên có đầy đủ kiếnthức và kỹ năng cần thiết để thực hiệncông việc đảm bảo tính chính xác và

đáp ứng yêu cầu của khách hàng.18 Trong quá trình xây dựng và

lập các thiết bị đóng gói đặcbiệt, khách hàng liên tục thayđổi cấu hình cuối cùng Nhữngthay đổi này được lập văn bảnđầy đủ trong phạm vi phòng

Yêu cầuvề quảnlý tài liệu,mục 7.5.3

Thiết lập hệ thống quản lý tài liệu vàđảm bảo các văn bản về thay đổi cấuhình được phân loại và được liệt kê.

Đảm bảo rằng các văn bản liên quanđến thay đổi cấu hình được thông báođến các bộ phận liên quan, bao gồm bộkinh doanh để hỗ trợ cho việc

chuẩn bị các hợp đồng nhưngkhông có hệ thống văn bản nàođể đảm bảo các thay đổi nàyđược thông báo đến các bộphận mua hàng và bộ phận sảnxuất.

phận mua hàng và bộ phận sản xuất Thực hiện kiểm tra đối chiếu để đảm bảo rằng các thay đổi đã được áp dụng đầy đủ và chính xác trong quá trình sản xuất và đóng gói.

Đảm bảo rằng các văn bản liên quan đếnthay đổi cấu hình được cập nhật thườngxuyên và được lưu trữ theo đúng quyđịnh của tổ chức.

Thực hiện đào tạo cho nhân viên về quytrình và yêu cầu quản lý tài liệu, baogồm các quy tắc về phân loại và quản lývăn bản liên quan đến thay đổi cấu hình

trong quá trình sản xuất.

19 Không có hồ sơ về hai lần xem yêu cầu Thiết lập các quy trình và hệ thống để

xét lãnh đạo gần đây nhất về quảnlý hồ sơ,mục 7.5.1và 7.5.2.

lưu trữ các hồ sơ đối với các hoạt độnghàng ngày của tổ chức.

Vận hành hệ thống để đảm bảo rằng cáchồ sơ được tạo ra và lưu trữ đầy đủ vàđúng quy định.

Đảm bảo rằng các hồ sơ liên quan đếnlãnh đạo được lưu trữ đầy đủ và cập nhậtđịnh kỳ.

Thực hiện đào tạo cho nhân viên về quytrình và yêu cầu quản lý hồ sơ, bao gồmcác quy tắc về lưu trữ, tạo và cập nhậtcác hồ sơ để đảm bảo tính chính xác vàđáp ứng yêu cầu của khách hàng.

20 Bảng hướng dẫn công việcđang được sử dụng tại một vịtrí làm việc có một nội dungsửa đổi lỗi thời.

Yêu cầuvề kiểmsoát tàisản vàquản lýrủi ro,mục 7.1.6và mục6.1.1.

Xác định các chính sách và quy trình đểkiểm soát tài sản của tổ chức, bao gồmquản lý các vật dụng, hướng dẫn côngviệc và các tài liệu khác liên quan đếncông việc hàng ngày.

Xác định điểm yếu trong các quy trìnhkiểm soát tài sản của tổ chức, đặc biệt làliên quan đến các hướng dẫn công việclỗi thời.

Thực hiện việc cập nhật và tái thiết kếcác hướng dẫn công việc và các tài liệuliên quan khác để đảm bảo tính hiệu quảvà tính chính xác của chúng.

Thực hiện đào tạo cho nhân viên để đảmbảo rằng họ hiểu rõ chính sách và quytrình kiểm soát tài sản và có đủ kiếnthức và kỹ năng để thực hiện các hoạtđộng quản lý chất lượng liên quan

đến kiểm soát tài sản.

21 Quy trình 03 quy định đánh giánội bộ tiến hành ít nhất 6 tháng1 lần cho từng bộ phận Hồ sơlưu cho thấy rằng một số phòngban không được đánh giá trongvòng 6 tháng trước đó.

Yêu cầuvề quảnlý đánhgiá vànâng caohiệu quả,mục 9.1.2.

Xem xét lại quy trình đánh giá nội bộ vàđảm bảo rằng nó đáp ứng đầy đủ các yêucầu của ISO 9001:2015.

Lập lịch đánh giá lại cho các phòng banchưa được đánh giá trong vòng 6 thángtrước đó và đảm bảo rằng các đánh giáđược thực hiện đầy đủ và kịp thời.

Điều chỉnh lịch đánh giá nội bộ và đảmbảo rằng thời gian đánh giá được định kỳvà đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lýchất lượng.

Đảm bảo rằng các hoạt động đánh giáđược thực hiện đúng thời gian, đầy đủ vàchính xác.

Cập nhật các hồ sơ và tài liệu quản lýliên quan để đảm bảo tính chính xác vàđầy đủ của các thông tin về các hoạt

động đánh giá và các kết quả đánh giá.

22 Tại bộ phận hóa nghiệm thuộcphòng KCS thấy rằng một sốloại hóa chất dùng để thửnghiệm nguyên vật liệu, bánthành phẩm, sản phẩm nhưngđã quá hạn sử dụng.

Yêu cầuvề kiểmsoát sảnphẩm không phù hợp,mục 8.7.

Phải loại bỏ các sản phẩm không phùhợp, bao gồm các đợt hóa chất đã quáhạn sử dụng.

Thiết lập các quy trình và chính sách đểkiểm soát, xử lý và báo cáo các sảnphẩm không phù hợp.

Đảm bảo rằng các sản phẩm không phùhợp được kiểm soát, theo dõi và báo cáođầy đủ trong quá trình sản xuất và kinhdoanh.

Thực hiện đào tạo cho nhân viên và đưara hướng dẫn cụ thể về việc kiểm soátsản phẩm không phù hợp, bao gồm cácsản phẩm quá hạn sử dụng, và vấn đềliên quan đến sức khỏe và an toàn lao

động.23 Khi xem xét danh sách người

cung ứng tại phòng mua hàng,phát hiện ra rằng đã có “Hồ sơthầu” trong đó tuyên bố sửdụng cả những người cung ứngkhông có trong danh sách.

Yêu cầuvề kiểmsoát quátrình muahàng,mục 8.4.

Xem xét lại quy trình kiểm soát quá trìnhmua hàng để đảm bảo rằng quy trình nàyđủ đáp ứng các yêu cầu của ISO9001:2015.

Xác minh các thông tin về nhà cung cấptừ các hồ sơ thầu, bao gồm các thông tinvề chất lượng sản phẩm và dịch vụ, tínhkhả thi, thời gian giao hàng, giá cả và độtin cậy.

Đảm bảo rằng toàn bộ danh sách ngườicung ứng được kiểm tra và cập nhậtthường xuyên để đảm bảo tính chính xáccủa thông tin.

Nêu rõ các yêu cầu, tiêu chuẩn và quyđịnh cho các nhà cung cấp và đảm bảo

rằng các hồ sơ thầu đáp ứng đầy đủ cácyêu cầu này.

Đào tạo các nhân viên liên quan về cácquy trình và chính sách kiểm soát quátrình mua hàng, đảm bảo tính hiệu quảvà đúng quy trình trong việc lựa chọnnhà cung cấp.

24 Tại phòng kỹ thuật sản xuất,không có bất kỳ thủ tục hayhướng dẫn công việc nào cầncho việc thẩm xét thiết kế cáckhuôn, gá.

Yêu cầuvề quảnlý tài liệuvà quảnlý thôngtin, mục7.5.2.

Thực hiện đánh giá lại các thủ tục và hướng dẫn công việc liên quan đến việc thẩm xét thiết kế các khuôn, gá và bổ sung liên quan đến các yêu cầu phát triển sản phẩm và chất lượng kỹ thuật Thiết lập các quy trình và chính sách để quản lý các tài liệu liên quan đến sản phẩm và quản lý thông tin liên quan đến quá trình sản xuất.

Đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và thốngnhất của các tài liệu liên quan đến sảnphẩm và quá trình sản xuất.

Đào tạo các nhân viên thường xuyên vềcác quy trình và chính sách quản lý tàiliệu và quản lý thông tin liên quan đếnsản phẩm và quá trình sản xuất.

25 Quan sát thấy các nhân viênvào kho lấy nguyên liệu theoyêu cầu, không có hệ thống cậpnhật hồ sơ kiểm soát kho.

Yêu cầuvề kiểmsoát sảnphẩm không phù hợp,mục 8.5.

Thiết lập hệ thống chi tiết kiểm soátnguyên liệu trong kho, bao gồm các hồsơ về kiểm kê, đánh giá, thời hạn vàkiểm tra chất lượng nguyên liệu.

Xác minh, cập nhật và bảo trì các thông tin về nguyên liệu trong các hồ sơ kiểm soát kho, bảo đảm đầy đủ và chính xác Thực hiện việc đào tạo cho các nhân viên về hệ thống kiểm soát sản phẩm

không phù hợp, bao gồm cách kiểm kê, đánh giá và kiểm tra chất lượng nguyên liệu trong kho.

Thiết lập và triển khai các quy trình vàchính sách để kiểm soát việc lấy nguyênliệu từ kho, đảm bảo tính đầy đủ vàchính xác của dữ liệu và thông tin.

Thực hiện đánh giá, theo dõi và giám sátviệc kiểm soát sản phẩm không phùhợp, bao gồm việc kiểm soát nguyên liệutrong kho.

26 ĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO không Yêu cầu Thực hiện đánh giá quy trình quản lýđưa hồ sơ đánh giá nội bộ vào

trong báo cáo đệ trình tới cuộchọp xem xét của lãnh đạo theođịnh kỳ.

về quảnlý thayđổi, mục6.3.

thay đổi và hồ sơ đánh giá nội bộ, baogồm các thủ tục và quy định liên quanđến báo cáo và đệ trình tài liệu liên quancho lãnh đạo xem xét.

Thiết lập các quy trình mới hoặc điềuchỉnh các quy trình hiện có để đảm bảorằng tài liệu được đệ trình đầy đủ vàchính xác đến lãnh đạo theo đúng thờihạn.

Đảm bảo các thông tin được cập nhậtthường xuyên, nhanh chóng và đầy đủđến lãnh đạo.

Đào tạo các nhân viên liên quan đến việcquản lý thay đổi và bảo trì hồ sơ đánhgiá nội bộ.

Quản lý các quá trình và dữ liệu liênquan để kiểm soát nội bộ đảm bảo tínhđúng đắn và chính xác.

27 Ở khu vực máy đóng bao đang Yêu cầu Thiết lập hệ thống chi tiết kiểm soát và

hoạt động, nhận thấy có một sốcuộn nhãn thành phẩm đượcdồn lại để sử dụng Các cuộnnhãn mang mã số trước đó, mãsố hiện thời và mã số tiếp theobị để lẫn với nhau.

về quảnlý sảnphẩm không phù hợp,mục 8.5.

quản lý các cuộn nhãn, bao gồm việckiểm tra, đánh giá và giám sát vị trí, mãsố và thông tin liên quan đến từng cuộnnhãn.

Xác minh, cập nhật và bảo trì các thôngtin về các cuộn nhãn trong hệ thống kiểmsoát, đảm bảo tính đầy đủ và chính xác.Thực hiện việc đào tạo cho các nhânviên về hệ thống kiểm soát sản phẩmkhông phù hợp, bao gồm việc kiểm tra,đánh giá và giám sát các cuộn nhãn.Thiết lập và triển khai các quy trình vàchính sách để kiểm soát việc sử dụngcuộn nhãn, đảm bảo tính đầy đủ và chínhxác của thông tin liên quan đến từngcuộn nhãn.

Thực hiện đánh giá, theo dõi và giám sátviệc kiểm soát sản phẩm không phùhợp, bao gồm việc kiểm soát cuộn nhãn.28 Tại công đoạn hấp nhiệt, hướng

dẫn quy định cứ 30 phút phảilấy mẫu sản phẩm để kiểm tra.Xem xét sổ trực ca sản xuất từ22 giờ đêm tới 6 giờ sáng hômsau chỉ có 4 sản phẩm được lấymẫu kiểm tra.

Yêu cầuvề kiểmsoát sảnphẩm khôngphù hợp,mục 8.5.

Đánh giá lại quy trình kiểm soát sảnphẩm không phù hợp, và đảm bảo rằngsố lượng mẫu sản phẩm được lấy là đủđể đánh giá chất lượng sản phẩm theoquy định.

Thiết lập kế hoạch và lịch trình kiểm trasản phẩm đầy đủ và chính xác, bao gồm

việc quản lý và giám sát việc lấy mẫusản phẩm.

Đào tạo các nhân viên liên quan đến việckiểm soát sản phẩm không phù hợp, baogồm việc lấy mẫu sản phẩm và thựchiện kiểm tra chất lượng sản phẩm.Xác minh, cập nhật và bảo trì các thôngtin về các mẫu sản phẩm trong hệ thốngkiểm soát, đảm bảo tính đầy đủ và chínhxác.

Thực hiện đánh giá, theo dõi và giám sátviệc kiểm soát sản phẩm không phù hợp,bao gồm việc kiểm tra số lượng

mẫu sản phẩm được lấy để kiểm tra chấtlượng của sản phẩm.

29 Tại công ty X, CG KSNB pháthiện toàn bộ 200 bình cứu hỏađã hết hạn sử dụng 8 tháng – 1năm Khi được hỏi Trưởngphòng Vật Tư cho biết khôngcó tiền để nạp mới.

Yêu cầuvề kiểmsoát sảnphẩm không phù hợp,mục 8.5.

Đánh giá lại tình hình tài chính của côngty để đảm bảo việc nạp mới bình cứu hỏakịp thời.

Đưa ra các giải pháp tạm thời, như tạmngưng sử dụng những bình cứu hỏa đãhết hạn sử dụng và thuê những bình cứuhỏa khác trong khi chờ đợi tiền để nạpmới.

Đào tạo và cung cấp thông tin liên quanđến quản lý sản phẩm không phù hợpcho Trưởng phòng Vật Tư và nhân viênliên quan khác, vì quản lý sản phẩmkhông phù hợp là một nhiệm vụ quantrọng của toàn bộ tổ chức.

Xác định các tài sản cần thiết và đầu tưthích hợp để giải quyết bài toán tài chínhvà đáp ứng yêu cầu của ISO 9001:2015.Hoạch định và thực hiện kế hoạch kiểmtra và xử lý sản phẩm không phù hợpđầy đủ và chính xác.

30 Trong khi thực hiện HĐ15/2016 công ty đã thực hiệnnghiêm chỉnh tiêu chuẩnTCVN 1428 của nhà nướccũng như tiêu chuẩn cơ sở12/TCCS/HC Khi giao hàngdo thời gian gấp khách hàngđồng ý nhận hàng nhưng sauđó có lời phàn nàn.

Yêu cầuvề kiểmsoát sảnphẩm không phù hợp,mục 8.5.

Xác định nguyên nhân của lỗi và tìmcách giải quyết tình huống với kháchhàng Tổ chức cần có các chính sách vàquy trình liên quan để giải quyết các yêucầu của khách hàng một cách hiệu quả.Đào tạo và cung cấp thông tin liên quanđến quản lý sản phẩm không phù hợpcho nhân viên, trong đó bao gồm cáchbáo cáo sản phẩm không phù hợp vàcác giải pháp giải quyết vấn đề vớikhách hàng.

Đánh giá lại quá trình sản xuất, kiểm tralại việc tuân thủ tiêu chuẩn và các quyđịnh liên quan để đảm bảo sự phù hợpcủa sản phẩm và tránh tình trạng sảnphẩm không đạt yêu cầu như trường hợptrên.

Thực hiện đánh giá, theo dõi và giám sátviệc kiểm soát sản phẩm không phù hợp,bao gồm việc báo cáo và giải quyết tìnhhuống với khách hàng.

Nâng cao bảo vệ quyền lợi của kháchhàng bằng cách cung cấp cho họ thôngtin liên quan đến sản phẩm, quy trình sảnxuất, chất lượng sản phẩm và quyền

hạn đòi lại khiếu nại.31 Trong quá trình sản xuất, tại

công đoạn hấp nhiệt, bảnhướng dẫn công việc có hai chỗtẩy xóa viết tay đè lên và cóchữ ký của giám sát kỹ thuật.Quy định của công ty là trưởngphòng kỹ thuật mới có quyềnký hướng dẫn công việc.

Yêu cầuvề tài liệucủa quytrình, mục7.5.

Đánh giá lại quy trình thực hiện và kiểmtra thông tin trong hướng dẫn công việccủa công đoạn hấp nhiệt, đồng thời lậpdanh sách các tài liệu tương ứng với quytrình này.

Xác định lại các nguyên nhân gây ra saisót, đặc biệt là việc tẩy xóa và viết tay đèlên trong tài liệu hướng dẫn công việc.Đề xuất và thực hiện các giải pháp nhằmkhắc phục tình trạng trên Các giải phápĐổi mới quy trình kiểm soát tài liệu quytrình, bao gồm việc phân bổ trách nhiệmrõ ràng, xác thực và phê duyệt tài liệu,thiết lập quy trình cập nhật và bảo quảntài liệu, tiêu chuẩn hóa dạng và cáchtrình bày tài liệu để đảm bảo đơn giản vàdễ hiểu.

Đảm bảo tất cả các tài liệu quy trình đềucó một chữ ký cho phép, và cập nhật liêntục để giảm thiểu sai sót và tình trạng tàiliệu lỗi thời.

32 Khi CG KSNB đang tiến hànhphỏng vấn cán bộ KCS tại phân xưởng cắt, quan sát thấy một

Yêu cầuvề quảnlý quá

Đánh giá lại quá trình sản xuất và kiểmtra thông tin từ phân xưởng cắt để xác định nguyên nhân gây ra tình trạng sảnvài công nhân chuyển sản

phẩm đã hoàn thành sang côngđoạn sau nhưng chưa đượckiểm tra Khi hỏi thì được biếtquản đốc phân xưởng đã đồngý.

trình sảnxuất, mục8.5.1.

phẩm chưa được kiểm tra đầy đủ.

Đào tạo và cung cấp thông tin liên quanđến quản lý quá trình sản xuất cho quảnđốc và nhân viên phân xưởng để đảmbảo họ hiểu rõ các yêu cầu và quy trìnhliên quan đến quản lý quá trình sản xuấtvà sự quan trọng của việc kiểm tra tạimỗi công đoạn trước khi chuyển quacông đoạn tiếp theo.

Thực hiện đánh giá, theo dõi và giám sátviệc kiểm soát sản phẩm và quá trìnhsản xuất, bao gồm việc báo cáo và giảiquyết tình huống với khách hàng trongtrường hợp có yêu cầu hoặc sự cố phátsinh.

Nâng cao ý thức công nhân về sự quantrọng của việc kiểm tra sản phẩm và cậpnhật các quy trình liên quan đến việckiểm tra sản phẩm trước khi chuyển sangcông đoạn tiếp theo.

Thực hiện các chương trình đào tạo liênquan đến việc tuân thủ các quy định vàyêu cầu của ISO 9001:2015.