Kỹ năng điều khiển hội họp

Hoïp coâng taùc laø moät yeâu caàu taát yeáu cuûa laõnh ñaïo vaø quaûn lyù, laø loaïi sinh hoaït khoâng theå thieáu trong hoaït ñoäng cuûa taäp theå, ñôn vò. Hoïp ñeå thoâng qua, ñeå quaùn trieät vaø toå chöùc thöïc hieän quyeát ñònh. Hoïp ñeå trao ñoåi thoâng tin, kinh nghieäm, truyeàn ñaït; ñeå kieåm tra, sô keát, toång keát vieäc thöïc hieän quyeát ñònh, keá hoaïch, nhieäm vuï haøng ngaøy, tuaàn, thaùng, quyù, haøng naêm. Hoïp ñeå ñoäng vieân, giaùo duïc, uoán naén, söûa chöõa, chænh höôùng; ñeå thöïc hieän daân chuû hoùa, ñeå thaâu thaäp yù kieán, ñeå xaây döïng tình caûm gaén boù trong taäp theå… Hoïp laø moät traïm döøng coù chuû ñích, tieáp theâm nhieân lieäu ñeå tieáp tuïc treân con ñöôøng ñaït ñeán muïc tieâu môùi. Tuy nhieân töø tröôùc tôùi nay:

BÀI 10

KỸ NĂNG ĐIỀU KHIỂN HỘI HỌP MỤC TIÊU HỌC TẬP:

1 Trình bày được các bước tiến hành tổ chức cuộc họp2 Vận dụng vào thực tế những khi tổ chức hội họp

1 MỞ ĐẦU

Họp công tác là một yêu cầu tất yếu của lãnh đạo và quản lý, là loại sinh hoạt không thể thiếu trong hoạt động của tập thể, đơn vị.

Họp để thông qua, để quán triệt và tổ chức thực hiện quyết định Họp để trao đổi thông tin, kinh nghiệm, truyền đạt; để kiểm tra, sơ kết, tổng kết việc thực hiện quyết định, kế hoạch, nhiệm vụ hàng ngày, tuần, tháng, quý, hàng năm.

Họp để động viên, giáo dục, uốn nắn, sửa chữa, chỉnh hướng; để thực hiện dân chủ hóa, để thâu thập ý kiến, để xây dựng tình cảm gắn bó trong tập thể…

Họp là một trạm dừng có chủ đích, tiếp thêm nhiên liệu để tiếp tục trên con đường đạt đến mục tiêu mới Tuy nhiên từ trước tới nay:

- Nhiều cuộc họp không đạt yêu cầu vì không được chuẩn bị tốt, chỉ cần một đến hai ngày nhưng kéo dài một tuần hay hơn nữa.

- Chủ tọa đọc báo cáo dài lê thê, người đọc tham luận thì chung chung, không đề ra biện pháp cụ thể.

- Người dự tranh thủ cơ hội để báo cáo thành tích của đơn vị mình hoặc tâng bốc cấp trên quá lời.

- Gần đây rộ lên những hội nghị liên hoan “Kỷ niêïm ngày thành lập” “Đón nhận huân chương” với mục đích phô trương, tốn kém tiền bạc, sức người.

- Lại có những hội nghị gọi là “Hội thảo khoa học” nhưng nội dung chẳng khoa học tí nào.

- Ở nhiều địa phương có nhiều cán bộ lãnh đạo, quản lý phải mất 2/3 thời gian để đi họp không còn thì giờ đi xuống cơ sở, thăm hỏi nhân dân.

Tóm lại họp một cách hình thức vừa lãng phí thời gian cho nhiều người, lãng phí tiền bạc một cách vô ích trong khi ngân sách đang khó khăn Hồ Chủ Tịch đã dạy: “Thì giờ là vàng bạc”, phải kiên quyết chống thói hội họp lu bù, mất thì giờ, hại sức khỏe mà không kết quả thiết thực.

2 CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH TỔ CHỨC CUỘC HỌP

Vậy cần phải làm gì:

- Chỉ tổ chức cuộc họp thật cần thiết, nhằm mục đích gì ? Giải quyết những vấn đề gì ? Không họp mà thay thế bằng thông báo, hội ý, trao đổi… có được không ? Nếu không được thì mới triệu tập họp.

- Công phu suy nghĩ chuẩn bị nội dung và tổ chức thật kỹ lưỡng, chu đáo Thu thập tài liệu, thông tin đầy đủ, dự kiến những vấn đề phát sinh, chất vấn, thông báo nội dung thời gian, địa điểm, chương trình nghị sự và cung cấp tài liệu có liên quan.

- Cân nhắc kĩ thành phần, chỉ mời những người liên quan trực tiếp, không mời họp kiểu “cơ cấu” Người dự họp có vốn tri thức cần thiết về nội dung để có thể đóng

góp ý kiến đúng trọng tâm, có thái độ ứng xử đúng mức, văn minh lịch sự, tế nhị, hòa nhã, tôn trọng ý kiến người khác, bình tĩnh, không đi chệch hướng.

- Ngoài ra chú ý địa điểm họp, phòng họp, bàn ghế, ánh sáng, âm thanh, vị trí ngồi họp, thư ký, giải khát…

- Bắt đầu họp, bảo đảm đúng giờ, kiên quyết không chờ đợi người đến muộn Khai mạc ngắn, nói rõ mục tiêu xác định thời gian, nhắc nhở thảo luận đúng hướng, không giải quyết các việc linh tinh, không đi lại lộn xộn…

- Người điều khiển cuộc họp có tác dụng quyết định chất lượng và kết quả cuối cùng.

Các nhà khoa học phân chia 4 giai đoạn:

- Giai đoạn 1: đặt vấn đề và hình thành vấn đề - Giai đoạn 2: thảo luận, bàn cãi vấn đề.

- Giai đoạn 3: định hình và tiêu chuẩn hóa vấn đề - Giai đoạn 4: phân công và tổ chức thực hiện.

Muốn khắc phục tình trạng “Đầu voi đuôi chuột”, “Đánh trống bỏ dùi” sau cuộc họp cần lưu ý:

-Không bao giờ dựng lại ở khâu kết luận và xem là xong mà phải có kế hoạch tổ chức thực hiện thật chu đáo, phân công phân nhiệm thật rõ ràng, xác định thời gian và tiến độ cho từng công việc cụ thể

Phải chuẩn bị cơ sở vật chất, kĩ thuật, kinh phí cần thiết cho việc thực hiện

Một chủ trương hay, một nghị quyết đúng sẽ không bao giờ thực hiện nếu như đi kèm những lời kêu gọi, động viên suông mà thiếu sự quyết tâm, kiên trì đeo bám và những điều kiện vật chất mang tính khả thi.

Thông thường có một số nhân vật điển hình trong các cuộc họp:

+ Những xạ thủ “bắn thẳng”, là những người thẳng thắn, trung thực, bất vụ lợi Họ rất giá trị trong cuộc họp song cũng trở thành nhân tố gây căng thẳng Họ cần được bảo vệ.

+ Những người “trung gian hòa giải” thực hiện vai trò dung hòa các quan điểm, tránh va chạm, xuề xòa, nể nang, nhân nhượng… “ba phải”, quan điểm không rõ ràng.

+ Những người “cái gì cũng biết” bất kỳ vấn đề gì cũng có ý kiến ngay, tràng giang đại hải, đủ loại học thuyết, đủ mọi lý lẽ, thường đi chệch vấn đề Chủ tọa nên nhắc nhở họ.

+ Những người “hay gây sự” hay phản đối ý kiến của người khác, phê phán tất cả Chỉ cho ý kiến mình là đúng là hay, lập luận, căn cứ rất phi lý Đối với loại này nên cho phát biểu những lúc không tranh luận căng thẳng, hạn chế lúc sắp kết luận nếu không sẽ đảo lộn tất cả.

+ Những người “hay lý sự” họ giống như một công tố viên hùng biện nhưng lại rất khó tính, rắc rối Thích chơi trò miệng lưỡi, đặt ra nhiều câu hỏi chua cay để chất vấn, vặn vẹo bất ngờ chủ tọa, nếu sa đà vào việc trả lời thì mất rất nhiều thời gian Nếu họ chất vấn đủ thứ thì tốt nhất chủ tọa hỏi lại “vậy thì theo anh (chị) thì vấn đề này nên giải quyết như thế nào?” Bí, họ sẽ ngồi yên.

+ Những người “thờ ơ” vào họp họ thường tìm một chỗ khuất, đọc báo, đọc sách, nói chuyện riêng, làm việc riêng Không quan tâm đến nội dung họp, ai nói sao cũng gật, nghị quyết nào cũng giơ tay tán thành Rất tai hại là cứ “biểu quyết đại” theo đa số những nghị quyết xét ra sai lầm Nên hạn chế loại này, nếu có phải nhắc nhở phát biểu.

+ Những người “khuôn măït lạnh” đó là những người có thái độ phớt lờ, tự kiêu ngầm Họ hiểu vấn đề nhưng không phát biểu, thỉng thoảng tỏ thái độ nhếch mép, cười khẩy, bình luận riêng với người bên cạnh, thúc đẩy người khác nói hộ quan điểm của mình Ra ngoài cuộc họp thì là những “bình luận viên” đại tài Nên mời họ ngồi gần chủ tọa và kính trọng mời họ tham gia đóng góp.

3.NHỮNG ĐIỀU NÊN VÀ KHÔNG NÊN KHI TỔ CHỨC HỌP:

- Thủ trưởng không nhất thiết lần nào cũng chủ trì cuộc họp hoặc phát biểu trước những người dưới quyền Phát biểu ít, lắng nghe nhiều, trả lời nhiều.

- Cá nhân người lãnh đạo giải quyết được thì không đưa ra cuộc họp, đừng để bị lôi cuốn quá nhiều vào cuộc họp, chiêu đãi, giao tế…không còn thì giờ chăm lo công việc.

- Đừng bao giờ biến cuộc họp thành nơi độc diễn cho một số ít người bộc lộ quan điểm và tâm trạng của mình, quanh đi quẩn lại cũng chỉ mấy người phát biểu - Trường hợp tranh cãi căng thẳng, có dấu hiệu phân biệt, người lãnh đạo khoan

vội nhảy vào cuộc, cân nhắc suy nghĩ chín chắn, can thiệp đúng lúc, không thiên vị.

- Khi vào cuộc họp, mọi người đều bình đẳng, không phụ thuộc chức vụ, tuổi tác, thâm niên Người có chức vụ cao không nên có thái độ áp đặt làm mọi người ngại, “im lặng đáng sợ”.

- Chuẩn bị họp thì phải công phu, chu đáo nhưng tổ chức thì đơn giản, tiết kiệm, thuận lợi cho người dự họp (ăn, ở, đi lại).

- Qua các cuộc họp người lãnh đạo có thể hiểu thêm về nhận thức, quan điểm, lập trường, tâm tư tình cảm của CBCNV cấp dưới đồng thời cũng biểu hiện năng lực, trình độ, kinh nghiệm và bản lĩnh của người lãnh đạo Hội họp là bình thường nhưng không nên coi thường.

-BÀI 11

KỸ NĂNG NÓI CHUYỆN TRƯỚC TẬP THỂ

MỤC TIÊU HỌC TẬP

Sau khi học xong, học viên có thể

1 Trình bày được các bước tiến hành Nói chuyện trước tập

2 Vận dụng vào thực tế những khi tổ chức nói chuyện trước tập thể



Cán bộ lãnh đạo và quản lý y tế thường nói trước tập thể, trước công chúng để trình bày công tác, khuyến khích động viên, giáo dục uốn nắn, cảm ơn, đáp lễ v.v…

Những buổi nói chuyện tốt, được tổ chức chu đáo đem lại sự bổ ích và hài lòng cho cả hai phía, uy tín của người lãnh đạo được nâng lên Những buổi nói chuyện kém chất lượng, thiếu chuẩn bị, thiếu kiến thức thì ngược lại.

Ngày nay, khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, những vấn đề xã hội ngày càng phức tạp, diễn đạt các vấn đề phải có tính thuyết phục, thông tin phải phong phú, mới mẻ, đòi hỏi của CBCNV cấp dưới và của công chúng cũng cao hơn trước.

1 CÁC BƯỚC CHO CUỘC NÓI CHUYỆN

1- Chuẩn bị nội dung: chọn vấn đề, đề tài mà bản thân từng suy tư, trăn trở nhiều nhất trong giai đoạn đó Có sự thôi thúc muốn chia xẻ quan điểm của mình với tập thể đơn vị.

2- Chọn đề tài bảo đảm tính nhất quán giữa nội dung và nội tâm người trình bày Ví dụ: đề tài “chống tham nhũng” thì người nói phải không dính một tí nào về tham nhũng thì mới có giá trị.

3- Dàn bài giản lược, sắp xếp, sàng lọc không cần thật đầy đủ nhưng phải đặc sắc Sưu tầm được 10 ý khi chỉ dùng 2,3 ý bỏ bớt 7,8 ý không tiếc nhiều quá rối óc người nghe Dàn bài có 3: Đoạn mở đầu, đoạn giữa và đoạn kết trong đó đoạn mở đầu và đoạn kết khó và quan trọng nhất (quy luật tâm lý của Mendel và Snellen).

4- Có khi nhảy vào đề một cách đột ngột, có khi vui vẻ ung dung nhập đề, có khi đưa dần dần Có thể mở đầu bằng câu chuyện, dẫn lời một danh nhân, đặt một câu hỏi hoặc bằng một cử chỉ mới mẻ nào đó.

5- Đoạn giữa là đoạn dài nhất, nhiều nội dung nhất để thuyết phục người nghe, gây cho họ một ấn tượng không nên nhồi nhét gì cũng được Lời nói phải sáng sủa, rõ ràng, mạch lạc, ý liên tục, đừng lý luận nhiều quá, đừng trừu tượng, bóng bẩy mà phải cụ thể.

6- Đoạn kết gói ghém lại để thực hiện bước nhảy cuối cùng, gây cảm giác khắc sâu trước khi ra về Đoạn giữa có thể linh hoạt ứng khẩu nhưng đoạn mở và đoạn kết phải viết trước và gần như thuộc lòng, câu từ phải “ đắt” để tạo ra cảm xúc tâm lý Kết luận tốt là không ngắn quá, không dài quá.

Thông thường có thể kết: bằng một lời khuyên về tâm lý, đặt một câu hỏi chưa cần trả lời, vạch ra một tương lai, chân trời rực rỡ, dẫn một vài câu thơ, một chút khôi hài dí dỏm… Làm cho thính giả khi ra về còn nuối tiếc muốn nghe thêm.

2 MỘT SỐ LƯU Ý KHI NÓI CHUYỆN TRƯỚC TẬP THỂ

Ngoài ra cần chú ý: giờ nói chuyện tốt nhất vào buổi sáng hoặc buổi tối, hạn chế nói buổi chiều và tối kỵ buổi trưa vì dễ buồn ngủ.

- Khi nói phải nhìn vào thính giả không nên cúi xuống đọc lời lẽ sẽ mất sinh khí - Phòng nói chuyện phù hợp số lượng người nghe, diễn giả ở vị trí trung tâm, âm

thanh vừa đủ nghe Không nên trang trí nhiều trang ảnh, phân tán tư tưởng người nghe.

- Trước khi lên diễn đàn tâm hồn thư thái, y phục trang nhã, sạch sẽ, mặt mày tươi tắn.

- Sau lời giới thiệu bước lên diễn đàn khoan thai, nụ cười trên môi tạo được thiện cảm Lúc đầu nên nói từ từ hơi nhỏ, nói chậm, tự nhiên, thân mật, trang nhã Khi diễn tả ý buồn phải trầm, hô hào giọng phải lớn, kể chuyện giọng phải thành thật, lý luận giọng nghiêm trọng Đừng nói đều đều, nhấn mạnh những từ quan trọng, lúc cần nói nhanh, nói chậm, lúc cần nghỉ một chút trước và sau những ý quan trọng Dừng đúng lúc là cả một nghệ thuật.

- Điệu bộ phải tự nhiên, phù hợp từng nơi, từng lúc từng đối tượng và với tình cảm của ta (không nên gãi tai, sờ mũi, vân vê nút áo…)

- Thời gian nói chuyện từ 1-1giờ 30 là cùng, không nên nói quá 3 vấn đề, nếu không người nghe sẽ quên hết, đừng dùng những câu quá dài thính giả nghe đoạn cuối quên đoạn đầu Tránh dùng những điển tích chưa quen, cao xa hoặc những thuật ngữ chuyên môn, khoa học không phổ biến, thận trọng dùng tiếng nước ngoài…

Tóm lại muốn nói chuyện thành công phải chuẩn rất kỹ, muốn đề cập vấn đề gì phải hiểu thật rõ vấn đề đó, muốn nói hay thì kiến thức phải rộng, thông tin phải mới mẻ, tư tưởng minh bạch, tình cảm chân thành, nhiệt tình.